Dienstag, 1. März 2016

OpenOffice Serienbrief-Assistent Fehler vermeiden

Beim Erstellen eines Serienbriefes mit dem Serienbrief-Assistenten von OpenOffice können einige Fehler passieren, die hier kurz erklärt werden, damit sie vermieden werden können.


1. Fehler: Schrift der Anrede ist Fett/Bold?

Die Schrift der Anrede im Serienbrief ist fett, wenn die Zeile über der Anrede in Fettschrift (Bold) geschrieben ist.
In diesem Beispiel-Fall ist es die Betreffzeile mit Schriftgrad Fett/Bold, die über der Anrede steht.

Beim Einrichten des Serienbriefs im Serienbrief-Assistenten kann nicht der Schriftgrad Fett/Bold geändert werden. Dass die Anrede Fett wird, passiert, weil der Schriftgrad der Zeile mit Schrift obendrüber übernommen wird. Der Schriftgrad der nächsten Zeile mit Schrift unter dem Betreff in Fett/Bold ist dann automatisch auch Fett/Bold. Der Schriftgrad Fett/Bold muss eine Zeile unter dem Betreff vor dem Starten des Serienbrief-Assistenten manuell herausgenommen werden.
Maxine Musterfrau, Maxweg 13, 12345 Maxdorf

Max Mustermann
Max-Muster-Weg 31
54321 Musterstadt

Betreff: Bitte um Hilfe beim OpenOffice Serienbrief-Assistenten

Sehr geehrter Herr Max Mustermann,

hiermit bitte ich Sie um Hilfe beim OpenOffice Serienbrief-Assistenten

...
Fehler vermeiden: Vor dem Starten des Serienbrief-Assistenten in der leeren Textzeile nach der Betreff-Zeile den Schriftgrad Fett (Bold) herausnehmen/deaktivieren.
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Max Mustermann
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Betreff: Bitte um Hilfe beim OpenOffice Serienbrief-Assistenten

Sehr geehrter Herr Max Mustermann,

hiermit bitte ich Sie um Hilfe beim OpenOffice Serienbrief-Assistenten

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2. Fehler: Aufzählungszeichen vor jeder Zeile ab dem zweiten Brief?

Bevor ein Serienbrief gedruckt wird, sollte er zur Papier-Einsparung im Serienbrief-Assistenten gecheckt werden. Im Serienbrief-Assistenten passiert nichts weiter, als dass alle Briefe hintereinander geschrieben werden. Es wird also ein OpenOffice Dokument mit unzählig vielen Seiten generiert.

Das Checken des Serienbriefs kann im Serienbrief-Assistenten während des Einrichte-Vorgangs bei "Individuelles Dokument bearbeiten" geschehen. Dort kann das generierte Dokument, in dem alle Briefe hintereinander geschrieben stehen, eingesehen werden.

Sind ab dem zweiten Brief alle Zeilen als Aufzählung zu sehen, dann liegt ein vermeidbarer Fehler vor. Dass dem so ist, liegt daran, dass am Ende des Musterbriefs eine Auflistung steht. Dies kann zB eine Auflistung der "Anlagen" sein.
...
Mit freundlichen Grüßen
Maxine Musterfrau

Anlagen:
  • Beleg vom 12.12.2012
  • Quittung vom 21.21.2021
  • Nacktfoto
  • [ +++ NEUE SEITE +++ ]
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  • Betreff: Bitte um Hilfe beim OpenOffice Serienbrief-Assistenten

  • Sehr geehrter Herr Max Mustermann,

  • hiermit bitte ich Sie um Hilfe beim OpenOffice Serienbrief-Assistenten

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Fehler vermeiden: Keine Liste am Ende der Serienbrief-Vorlage ist keine Lösung. Eine Leerzeile ohne Liste am Ende der Serienbrief-Vorlage löst das Problem!
Am Ende der Serienbrief-Vorlage muss eine normale leere Textzeile stehen.
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Mit freundlichen Grüßen
Maxine Musterfrau

Anlagen:
  • Beleg vom 12.12.2012
  • Quittung vom 21.21.2021
  • Nacktfoto

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Sehr geehrter Herr Max Mustermann,

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Ausschluss-Klausel: Kein Support. Anfragen zwecklos.